PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. controleert en beoordeelt de jaarrekeningen van PostNL N.V.

PostNL’s externe accountant, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De Audit Committee van de Supervisory Board van PostNL is als enige bevoegd, na goedkeuring van de Supervisory Board, om aan de vergadering van aandeelhouders de benoeming of vervanging van de externe accountant aan te bevelen. De Audit Committee is rechtstreeks verantwoordelijk voor de compensatie van en het toezicht op het werk van de externe accountant namens de Supervisory Board (inclusief het oplossen van onderwerpen met betrekking tot de financiële verslaglegging waarover het management en de externe accountant van mening verschillen) teneinde te komen tot het opmaken dan wel uitbrengen van audit rapportage en/of daaraan gerelateerde werkzaamheden. De opdrachtverlening tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden en controlegerelateerde werkzaamheden en toegestane niet controlewerkzaamheden door de externe accountant (inclusief de honorering en de voorwaarden daarvan) dient vooraf goedgekeurd te worden door de Audit Committee. De Audit Committee heeft alle in 2010 verrichte diensten vooraf goedgekeurd, met uitzondering van enkele diensten waarvan het totaalbedrag gelijk is aan circa 1% van de totale aan de externe accountant betaalde vergoeding.

De Audit Committee verstrekt jaarlijks algemene goedkeuring vooraf voor bepaalde standaarddiensten, alsmede specifieke goedkeuring vooraf voor aanvullende diensten of begrotingstoewijzingen. Voor belangrijke niet-controlewerkzaamheden is een aanbestedingsprocedure vereist, en bepaalde diensten mogen in ieder geval niet worden verleend. Bij het goedkeuren van de werkzaamheden houdt de Audit Committee rekening met de geldende wetgeving en beursvoorschriften, en beoordeelt zij of de externe accountant de meest geschikte partij is om de werkzaamheden effectief en efficiënt uit te voeren. De Audit Committee neemt ook de verhouding in acht tussen de totale honorering voor controle- en controlegerelateerde werkzaamheden enerzijds en de totale honorering voor niet-controlewerkzaamheden anderzijds. De Audit Committee verlangt van de externe accountant een formele schriftelijke verklaring waarin alle relaties die de externe accountant met PostNL onderhoudt, staan vermeld. De eindverantwoordelijke (signing) partner en diens collega-(review)partner van de externe accountant worden in principe minimaal iedere zeven jaar vervangen.

Eens in de drie jaar verrichten de Board of Management en de Audit Committee een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de verschillende entiteiten en hoedanigheden waarin deze fungeert. De laatste beoordeling heeft in 2010 plaatsgevonden. De belangrijkste conclusies van deze beoordeling zijn in 2010 tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders medegedeeld.

De interne accountant van PostNL oefent zijn taak uit onder verantwoordelijkheid van de Board of Management, waarop door de Supervisory Board toezicht wordt uitgeoefend, daarbij ondersteund door de Audit Committee. De Board of Management dient ervoor te zorgen dat de externe accountant en de Audit Committee betrokken zijn bij het opstellen van het werkplan van de interne accountant.

De onafhankelijke externe accountant woont de vergaderingen van de Supervisory Board bij waarin de jaarrekening en het verslag van de externe accountant over de controle van de jaarrekening worden besproken.

De contactgegevens zijn:

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
t.a.v. de heer H.C. Wüst RA
Thomas R. Malthusstraat 5
1066 JR Amsterdam
Tel: 088 792 0020
Fax: 088 792 9640

Onafhankelijkheid accountant

PostNL maakt soms gebruik van de diensten van haar externe accountant indien deze diensten niet strijdig zijn met de onafhankelijkheid van de accountant. Om de onafhankelijkheid van de externe accountant te waarborgen en te handelen in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, wordt in de PostNL Group Policy Auditor Independence & Pre-Approval geregeld hoe en wanneer PostNL een opdracht mag verstrekken aan een externe accountant. In deze policy wordt tevens geregeld hoe om te gaan met tegenstrijdige belangen en potentieel tegenstrijdige belangen tussen de externe accountant en PostNL.

Kosten externe accountant

De kosten kunnen worden verdeeld in de volgende categorieën:

• Kosten voor controlewerkzaamheden: de kosten voor de controle van de jaarrekening van PostNL N.V., procedures met betrekking tot interne controles en review van interim rapportages (kwartaal- en halfjaarberichten), statutaire controles, diensten in samenhang met het geven van een accountantsverklaring over de postale concessierapportage en diensten die redelijkerwijs slechts door de onafhankelijke accountant uitgevoerd kunnen worden.
• Kosten voor controle-gerelateerde werkzaamheden: de kosten voor controles op arbeidsvoorwaardenregelingen, boekenonderzoek bij fusies en overnames, het reviewen van interne controleresultaten en voor adviezen over aspecten van de financiële verslaglegging en rapportage die niet zijn te kwalificeren als controlewerkzaamheden.
• Kosten voor belastingadviezen: de kosten voor diensten inzake de naleving van de fiscale regelgeving en fiscale adviezen, inclusief alle door de specialistische fiscale divisie van de externe accountant verleende diensten met uitzondering van diensten samenhangend met de controlewerkzaamheden.
• Kosten voor overige diensten: de kosten voor het beoordelen van de reviews op het gebied van financiële risicobeheersing en verslaglegging en de controle van duurzaamheidsrapporten.